Catering Kosten Rechner: Was kostet Catering pro Person?

Rechenbeispiel: Geburtstagsfeier mit 30 Gästen

Du planst einen runden Geburtstag im Garten und möchtest ein entspanntes BBQ mit warmem Buffet? So sieht eine realistische Kalkulation aus:

• BBQ-Buffet mit Fleisch, Veggie-Option und Beilagen: ca. 1.200 €
• Getränkepauschale (Softdrinks, Bier, Wein): ca. 450 €
• Lieferung und Aufbau: ca. 80 €
• Einweggeschirr und Servietten: ca. 90 €

Gesamtkosten: ca. 1.820 € (rund 60 € pro Person)

Ohne Getränkepauschale und mit Selbstabholung kommst du auf etwa 1.100–1.300 € – das zeigt, wie stark die Zusatzleistungen den Preis beeinflussen.

Rechenbeispiel: Firmenfeier mit 50 Gästen

Ein Sommerfest für die Belegschaft mit Flying Fingerfood und Getränken? Das könnte so aussehen:

• Flying Fingerfood (12 verschiedene Häppchen): ca. 1.400 €
• Getränke (Softdrinks, Wasser, Kaffee): ca. 400 €
• 2 Servicekräfte für 4 Stunden: ca. 320 €
• Anfahrt und Setup: ca. 100 €

Gesamtkosten: ca. 2.220 € (rund 44 € pro Person)

Unsere Empfehlung: Für Firmenevents eignet sich Fingerfood besonders gut – die Gäste können sich frei bewegen und netzwerken, und du sparst dir Tische und Bestuhlung.

Rechenbeispiel: Hochzeit mit 80 Gästen

Eine klassische Hochzeit mit Sektempfang, warmem Buffet und Dessert – hier wird es umfangreicher:

• Sektempfang mit Häppchen: ca. 650 €
• Hochzeitsbuffet (Vorspeisen, 3 Hauptgerichte, Dessert): ca. 4.800 €
• Getränkepauschale für 6 Stunden: ca. 1.920 €
• Servicepersonal (3 Kräfte): ca. 600 €
• Geschirr, Gläser, Auf- und Abbau: ca. 560 €

Gesamtkosten: ca. 8.530 € (rund 107 € pro Person)

Aus unserer Erfahrung: Bei Hochzeiten unterschätzen viele Paare die Getränkekosten. Eine Pauschale von 20–25 € pro Person klingt erst mal viel, aber bei einer langen Feier ist sie fast immer günstiger als Einzelabrechnung.

Catering Kosten für Hochzeiten

Bei Hochzeiten ist das Catering oft der größte Einzelposten im Budget – und gleichzeitig das, woran sich deine Gäste am meisten erinnern werden. Hier erfährst du, was Hochzeitscatering wirklich kostet und wie du das Budget sinnvoll planst.

Ein echter Hochzeitsmoment: Die Torte ist angeschnitten, das Dessertbuffet eröffnet, und überall siehst du glückliche Gesichter. Genau dafür lohnt sich die Investition ins Catering.

Was kostet ein Hochzeitscatering pro Person?

Hochzeitscatering kostet im Durchschnitt zwischen 50 € und 120 € pro Person. Die Spanne ist groß, weil Hochzeiten sehr unterschiedlich ausfallen – von der entspannten Gartenparty bis zur eleganten Schlossfeier.

Unsere Empfehlung: Plane 30–40 % deines gesamten Hochzeitsbudgets für Catering und Getränke ein. Bei einem Gesamtbudget von 20.000 € wären das 6.000–8.000 € – ein realistischer Rahmen für 60–80 Gäste.

Hochzeitsbuffet vs. Menü – was lohnt sich?

Die Wahl zwischen Buffet und serviertem Menü beeinflusst nicht nur den Preis, sondern auch die Atmosphäre deiner Feier.

Das Buffet ist die beliebteste Variante: Es bietet Vielfalt, jeder findet etwas, und es braucht weniger Servicepersonal. Die Preise liegen zwischen 45 € und 110 € pro Person, je nach Umfang. Ein klassisches Hochzeitsbuffet mit Antipasti, drei Hauptgerichten und Dessertvariation kostet etwa 60–80 € pro Person.

Das servierte Menü wirkt eleganter und festlicher, ist aber aufwändiger. Du brauchst etwa eine Servicekraft pro 10–12 Gäste (beim Buffet reicht eine pro 25–30). Ein 3-Gänge-Menü kostet zwischen 65 € und 85 € pro Person, ein 5-Gänge-Menü 110–150 €.

Unser Tipp: Du möchtest elegant feiern, aber das Budget ist begrenzt? Dann kombiniere: Fingerfood zum Sektempfang, dann ein Buffet als Hauptgang. So sparst du Personalkosten, ohne auf Vielfalt zu verzichten.

Bei einer Hochzeit mit 80 Gästen sieht die Rechnung für das reine Catering ungefähr so aus:

• Budget-Variante (einfaches Buffet, ohne Getränke): 3.600 – 4.800 €
• Standard-Variante (Buffet + Sektempfang + Getränke): 5.500 – 7.500 €
• Premium-Variante (Menü + volle Getränkepauschale + Service): 8.500 – 11.000 €

Catering Kosten für Geburtstage und private Feiern

Ob runder Geburtstag, Jubiläum oder Familienfeier – privates Catering muss nicht teuer sein. Die Kosten sind meist niedriger als bei Hochzeiten, weil weniger Formalität erwartet wird und einfachere Konzepte funktionieren.

Für eine kleine Geburtstagsfeier mit 15–25 Gästen zahlst du für Fingerfood-Platten oder ein kaltes Buffet etwa 25–40 € pro Person. Bei einem runden Geburtstag mit 30–50 Gästen und warmem Buffet sind es 30–50 € pro Person. Für eine große Familienfeier mit 60–80 Gästen inklusive Service solltest du mit 35–55 € pro Person rechnen.

Unser Tipp: Für Geburtstage eignen sich Fingerfood und BBQ besonders gut. Die lockere Atmosphäre passt zum Anlass, und du sparst Kosten für aufwändigen Tischservice.

Ein konkretes Beispiel: Für einen 50. Geburtstag mit 40 Gästen und warmem Buffet inklusive Lieferung und einfachem Geschirr zahlst du etwa 1.400 – 2.000 €. Möchtest du zusätzlich eine Getränkepauschale und Servicepersonal, kommen noch einmal 600 – 1.000 € dazu.

Gut für dich zu wissen: Viele Caterer bieten spezielle Geburtstags-Pakete an, die günstiger sind als die Einzelkalkulation. Frag gezielt danach – besonders für runde Geburtstage gibt es oft Sonderkonditionen.

Catering Kosten nach Art

Nicht nur die Gästezahl, auch die Art des Caterings beeinflusst den Preis erheblich. Hier findest du einen Vergleich der gängigsten Catering-Varianten.

Was kostet ein warmes Buffet?

Ein warmes Buffet ist der Klassiker für die meisten Events. Es bietet Vielfalt, sättigt gut und lässt sich flexibel an verschiedene Gruppengrößen anpassen.

Die Preise staffeln sich nach Umfang: Ein einfaches warmes Buffet mit einem Fleischgericht, einer vegetarischen Option und Beilagen kostet 22–32 € pro Person. Ein Standard-Buffet mit zwei bis drei Hauptgerichten, Vorspeisen und Dessert liegt bei 32–45 € pro Person. Für ein Premium-Buffet mit großer Auswahl, hochwertigen Zutaten und Dessertvariation zahlst du 45–65 € pro Person.

Die Praxis hat gezeigt: Ein warmes Buffet braucht Technik – Warmhalteplatten, Chafing Dishes, Stromanschluss. Kläre vorher mit deiner Location, ob das Equipment vorhanden ist oder der Caterer es mitbringen muss.

Was kostet ein kaltes Buffet und Fingerfood?

Kalte Buffets und Fingerfood sind die günstigste Variante. Sie eignen sich perfekt für Stehempfänge, Business-Events oder als Ergänzung zu einem Hauptgang.

Einfache Fingerfood-Platten für Meetings oder kurze Empfänge kosten 12–20 € pro Person. Hochwertiges Fingerfood für Geburtstage oder After-Work-Events liegt bei 20–30 € pro Person. Ein Flying Buffet mit Service – ideal für Vernissagen oder Networking-Events – kostet 30–45 € pro Person.

Unser Tipp: Fingerfood rechnet man in Stücken pro Person. Als Faustregel: 8–10 Teile pro Person für einen Empfang von 2–3 Stunden, 12–15 Teile, wenn es die Hauptmahlzeit ersetzen soll.

Was kostet BBQ-Catering?

BBQ-Catering liegt im Trend – es ist gesellig, bietet Show-Charakter und schmeckt einfach gut. Die Preise variieren je nachdem, ob ein Grillteam vor Ort ist oder fertig Gegrilltes geliefert wird.

Ein BBQ-Buffet mit Lieferung (Fleisch, Beilagen, Saucen – fertig zubereitet) kostet 28–40 € pro Person. BBQ mit Grillmeister vor Ort und Live-Cooking liegt bei 40–55 € pro Person. Für ein Premium-BBQ mit Smoker, mehreren Stationen und vollem Service zahlst du 55–75 € pro Person.

Gut zu wissen: BBQ-Catering braucht Platz und funktioniert am besten outdoor. Für Indoor-Events sollte der Caterer eine mobile Abzugshaube mitbringen – oder du wählst eine andere Variante.

Was beeinflusst die Catering Kosten?

Der Preis pro Person ist nur ein Teil der Rechnung. Hinzu kommen Zusatzleistungen, die den Endpreis um 20–40 % erhöhen können. Hier erfährst du, welche Kostentreiber du kennen solltest – und wo du sparen kannst.

Servicepersonal und Aufbau

Ohne Personal kein reibungsloser Ablauf. Eine Servicekraft kostet zwischen 25 € und 40 € pro Stunde. Wie viele du brauchst, hängt vom Format ab:

• Beim Buffet reicht etwa 1 Servicekraft pro 25–30 Gäste
• Beim servierten Menü brauchst du 1 Kraft pro 10–12 Gäste
• Für Live-Cooking oder Grillstationen kommt ein Koch dazu (35–50 € pro Stunde)
• Auf- und Abbau kosten meist 100–300 € pauschal, je nach Umfang

Bei einer Hochzeit mit 80 Gästen und Buffet solltest du für Personal etwa 400–700 € einplanen.

Equipment und Geschirr

Nicht jede Location hat alles, was du brauchst. Und manchmal möchtest du es einfach schöner haben als mit Papptellern. Die typischen Zusatzkosten:

• Hochwertiges Einweggeschirr: 2–4 € pro Person
• Porzellan, Besteck und Gläser (inkl. Reinigung): 4–8 € pro Person
• Tische, Stühle, Hussen: 8–15 € pro Person
• Warmhaltetechnik (Chafing Dishes, Wärmelampen): 50–150 € pauschal

Unsere Erfahrung: Frag immer nach, was im Angebot enthalten ist. Manche Caterer kalkulieren Geschirr bereits ein, andere listen es separat auf. Ein genauer Vergleich lohnt sich.

Getränke und Pauschalen

Getränke sind oft nicht im Catering-Preis enthalten – und können die Kosten deutlich erhöhen. Du hast mehrere Optionen:

• Nur Softdrinks und Wasser: 8–12 € pro Person
• Softdrinks plus Bier und Wein: 18–28 € pro Person
• All-inclusive Getränkepauschale: 25–40 € pro Person
• Premium mit Cocktails und Spirituosen: 40–60 € pro Person

Bei kurzen Events (3–4 Stunden) kann die Einzelabrechnung günstiger sein. Bei langen Feiern (6+ Stunden) lohnt sich fast immer die Pauschale – du weißt vorher genau, was du zahlst, egal wie durstig deine Gäste sind.

Anfahrt und Lieferung

Die Lieferkosten hängen von der Entfernung und dem Aufwand ab:

• Bis 20 km: oft kostenlos oder 30–50 € pauschal
• 20–50 km: 50–100 € pauschal
• Über 50 km: 1–2 € pro Kilometer
• Schwieriger Zugang (Treppen, keine Parkplätze): Aufschlag möglich

Unser Rat: Such dir einen Caterer aus deiner Region. Kurze Wege bedeuten nicht nur geringere Lieferkosten, sondern auch frischere Speisen und flexiblere Absprachen.

Spartipps – So reduzierst du die Catering Kosten

Du möchtest gutes Essen für deine Gäste, aber das Budget ist begrenzt? Mit diesen Tipps sparst du bares Geld, ohne auf Qualität zu verzichten.

1. Buffet statt Menü wählen
Ein Buffet spart Personalkosten, weil weniger Servicekräfte benötigt werden. Bei 80 Gästen sparst du so schnell 400–600 € im Vergleich zum servierten Menü – bei gleichem Speisenumfang.

2. Kalte und warme Speisen kombinieren
Ein rein warmes Buffet kostet mehr als ein kalt-warmes. Setze auf eine clevere Mischung: Kalte Vorspeisen, ein bis zwei warme Hauptgerichte, kaltes Dessert. Das spart Technik und Personal.

3. Gästezahl realistisch planen
Bestelle nicht für 100 Personen, wenn erfahrungsgemäß 10–15 % absagen. Sprich mit dem Caterer über flexible Anpassungen bis kurz vor dem Event. Plane mit 90–95 % der zugesagten Gäste.

4. Nebensaison und Werktage nutzen
Hochzeiten im Mai oder September sind teurer als im März oder November. Auch Freitag ist oft günstiger als Samstag. Manche Caterer geben 10–20 % Rabatt für Termine unter der Woche.

5. Eigene Getränke stellen
Viele Caterer erlauben, dass du Getränke selbst besorgst. Getränke im Großhandel kosten oft nur die Hälfte. Frag vorher, ob eine Korkage-Gebühr anfällt – typisch sind 2–5 € pro Person, aber das ist immer noch günstiger als die volle Pauschale.

6. Mehrere Angebote vergleichen
Hol dir mindestens 3 Angebote ein und vergleiche genau, was enthalten ist. Achte auf versteckte Kosten wie Anfahrt, Reinigung oder Servicepauschale. Unser Portal hilft dir dabei – kostenlos und unverbindlich.

Eine klare Empfehlung von uns: Das günstigste Angebot ist nicht immer das beste. Achte auf Erfahrung, Referenzen und das Bauchgefühl beim Probemenü. Schlechtes Essen erinnert man länger als gesparte 200 €.

Fazit – Catering Kosten realistisch kalkulieren

Catering kostet zwischen 25 € und 120 € pro Person – je nach Anlass, Speisenart und Serviceumfang. Die wichtigsten Faktoren sind die Gästezahl, die Wahl zwischen Buffet und Menü sowie Zusatzleistungen wie Getränke und Personal.

Hier noch einmal die wichtigsten Richtwerte im Überblick:

• Fingerfood und kaltes Buffet: 15 – 30 € pro Person
• Warmes Buffet (Standard): 25 – 45 € pro Person
• Hochzeitscatering: 50 – 120 € pro Person
• BBQ mit Live-Cooking: 35 – 70 € pro Person

Denk daran: Zum Preis pro Person kommen oft noch 20–40 % für Getränke, Personal, Equipment und Lieferung hinzu. Plane lieber etwas großzügiger, damit du am Ende nicht überrascht wirst.

Unterm Strich: Gutes Catering muss nicht teuer sein – aber es braucht sorgfältige Planung. Nutze unseren Kostenrechner für eine erste Einschätzung und fordere dann unverbindlich Angebote von passenden Caterern an. So findest du das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für dein Event.

Stell dir vor: Dein Event ist vorbei, die letzten Gäste verabschieden sich – und alle schwärmen vom Essen. Genau das ist möglich, wenn du jetzt die richtigen Entscheidungen triffst. Wir helfen dir dabei.